Tujuan dari faktur adalah untuk memberikan rincian tentang apa yang sebenarnya telah dibeli dan bagaimana pembayaran dapat dilakukan.
Ada beberapa komponen penting untuk setiap faktur, sering kali dibagi menjadi bagian header, body, dan footer. Faktur yang paling efektif mencakup elemen-elemen berikut, diatur menurut bagian.
- Header berisi informasi identifikasi termasuk informasi kontak penjual dan pelanggan dan informasi spesifik tentang faktur itu sendiri.
- Nomor faktur. Ini adalah nomor individu yang diberikan oleh penjual untuk membedakan faktur ini dari semua yang dikirim penjual. Ini biasanya ada di bagian atas halaman, di bagian atas (header).
- Tanggal faktur. Cantumkan tanggal pembuatan dan pengiriman faktur.
- Syarat pembayaran. Berisikan syarat pembayaran yang telah disepakati. Misalnya jatuh tempo pembayaran atau cara pembayaran seperti kredit atau cash.
- Informasi perusahaan penagihan. Nama bisnis dan narahubung harus disertakan di tajuk, dengan informasi kontak. Ini terkadang dilakukan dengan memasukkan kop surat bisnis ke dalam desain. Dalam beberapa situasi (seperti jika faktur menyertakan pemungutan pajak penjualan), nomor pajak bisnis juga perlu disertakan.
- Informasi pelanggan atau klien. Demikian pula, orang atau bisnis yang menerima faktur harus diidentifikasi, dengan informasi kontak mereka, di header.
- Badan faktur berisi informasi yang relevan tentang barang atau jasa yang telah dibeli. Di sinilah semua yang dibeli dicantumkan secara rinci.
- Item baris. Sebagian besar bagian body terdiri dari item baris. Item baris memberi nama atau mendeskripsikan barang yang terjual atau layanan yang diberikan, biaya per unit atau tarif per jam, jumlah unit yang dibeli atau jam yang ditagih, dan total yang harus dibayar untuk item tersebut. Faktur dapat berisi item baris sebanyak yang berlaku – setiap barang atau jasa tidak memerlukan faktur terpisah, selama faktur tersebut muncul di baris terpisah.
- Biaya yang dapat ditagih. Jika Anda harus membayar untuk beberapa hal yang perlu ditanggung oleh pelanggan, sertakan pengeluaran ini di faktur.
- Total biaya. Ringkasan semua biaya yang terkait dengan item atau layanan yang ditagih muncul di bawah item baris, meskipun terkadang di bagian atas footer.
- Footer faktur biasanya meringkas jumlah total yang harus dibayar dengan merinci setiap biaya non-barang, dan sering kali menyertakan persyaratan pembayaran, instruksi khusus, dan / atau komentar tambahan.
- Pajak atau biaya lain yang harus dibayar, jika berlaku. Pajak penjualan, biaya pengiriman, dan biaya lainnya yang diterapkan ke faktur dicantumkan tepat di bawah biaya total.
- Total jatuh tempo. Total yang harus dibayar adalah jumlah penuh yang harus dibayar oleh pelanggan, termasuk pajak penjualan yang berlaku dan biaya lainnya. Total tagihan biasanya muncul tepat di bawah total tagihan dan tagihan lainnya, dan mungkin juga muncul di bagian atas invoice sebagai referensi.
- Instruksi pembayaran. Petunjuk pembayaran muncul di footer faktur, jika diperlukan. Mereka mungkin menyertakan baris tentang ke mana harus mengirim cek, kartu kredit apa yang diterima, diskon pembayaran awal apa pun, atau biaya keterlambatan yang berlaku jika pembayaran tidak diterima pada tanggal jatuh tempo.
- Catatan atau komentar tambahan. Dalam beberapa keadaan, masuk akal untuk menyertakan tanggal dan cara pengiriman atau pengiriman. Beberapa pemilik bisnis mungkin juga menyertakan catatan khusus untuk pelanggan di faktur.
2. Bagaimana Cara Membuat Faktur?
Setelah mengetahui pengertian faktur, langkah selanjutnya adalah mengetahui cara pembuatan faktur. Faktur adalah bagian standar dalam menjalankan bisnis, tetapi tidak ada satu pun formulir standar yang digunakan untuk pembuatan faktur. Tambahkan fakta bahwa begitu banyak faktur bisnis dan pembayaran dilakukan secara online, dan ada banyak metode untuk membuat dan mengirim faktur.
Faktur tradisional dikirim melalui surat biasa, dan itu tentu saja merupakan opsi yang digunakan banyak bisnis saat ini. Orang lain akan membuat dan mengirim faktur secara elektronik melalui email.
Beberapa perusahaan memilih untuk merancang dan mengirim faktur mereka sendiri. Banyak yang melakukan ini akan menggunakan spreadsheet, pengolah kata yang dicetak di atas kop surat perusahaan, atau paket software pembuatan faktur khusus untuk membuat faktur.
Ada juga templat elektronik yang tersedia secara online yang dapat diunduh dan kemudian disesuaikan untuk setiap transaksi.
Paket templat faktur pracetak juga dapat dibeli di toko peralatan kantor dan kemudian ditulis atau diketik satu per satu saat faktur dikirim. Faktur “manual” ini kemudian dapat dikirim secara elektronik atau melalui surat dan biasanya harus dilacak secara manual untuk tujuan akuntansi.
Software akuntansi yang baik juga mungkin menyertakan templat faktur atau kostumisasi faktur, yang juga dapat melacak faktur terutang dan pembayaran masuk jauh lebih mudah, contohnya seperti pada Jurnal.
Kesimpulan
Faktur adalah dokumen bisnis penting dengan banyak bagian yang berbeda, tetapi pembuatan faktur tidak harus sulit. Pertimbangkan apa kebutuhan faktur bisnis Anda sendiri, dan temukan solusi yang paling sesuai untuk Anda, misalnya menggunakan software akuntansi yang sudah build in dengan fitur kostumisasi faktur seperti Jurnal.
Dengan menggunakan Jurnal, Anda tidak hanya akan mendapatkan kemudahan pembukuan bisnis, pengelolaan perpajakan, atau konstumisasi faktur saja, namun juga solusi menyeluruh untuk proses operasional bisnis Anda seperti, proses rekonsiliasi otomatis, multi cabang, multi gudang, payroll, smartlink ecommerce, otomasi banyak jenis laporan keuangan dan masih banyak lagi.
Jadi apalagi yang masih Anda ragukan? Anda bisa mencoba menggunakan Jurnal secara gratis selama 14 hari melalui tautan berkut ini https://www.jurnal.id/id/fitur/invoice-faktur/